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AVIS DE CONFIDENTIALITÉ
Harnham Search and Selection
Avis de confidentialité
1. Général
1.1 Harnham Search and Selection Limited et ses sociétés du groupe (« nous », ou « Harnham ») prennent la confidentialité de vos informations très au sérieux. Cet avis de confidentialité vise à vous informer de nos pratiques concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels recueillis en personne auprès de vous, obtenus via nos sites Web ou recueillis par d’autres moyens, notamment par un formulaire en ligne, par courriel ou par téléphone.
1.2 Cet avis s’applique aux informations personnelles fournies par nos clients et fournisseurs sur leurs employés et autres personnes affiliées à eux ainsi qu’aux candidats ou candidats potentiels (« Candidats ») dont nous traitons les données pour les emplois proposés avec nos clients ou prospects. Lorsqu’une fonction donnée avec notre client doit être remplie par une société à responsabilité limitée ou un autre entrepreneur, nous pouvons traiter des données relatives aux administrateurs ou aux actionnaires de cette société et, dans le cadre de cette politique, un « Candidat » peut inclure des administrateurs et actionnaires des sous-traitants des entreprises.
1.3 Dans le présent avis, « vous » désigne toute personne dont nous détenons ou traitons les données personnelles (c.-à-d. un candidat individuel ou un candidat potentiel, un individu affilié à un candidat entrepreneur d’entreprise, ou une personne ou un employé associé ou affilié à notre client ou fournisseur.
1.4 En général, nos services sont liés à la prestation de services de recrutement aux clients et nous ne traitons pas les données personnelles à grande échelle, mais nous conserverons certaines données concernant les candidats et les personnes affiliées à nos clients et fournisseurs, et cet avis établit la base sur laquelle nous détenons ces données.
1.5 Le présent avis est régi par le Règlement général de l’UE sur la protection des données (le « RGPD ») du 25 mai 2018.
2. Base juridique sur laquelle nous traitons les données personnelles
2.1 Les données personnelles que nous détenons à votre sujet seront traitées soit parce que :
2.1.1 le traitement est nécessaire pour nous permettre de respecter nos obligations en vertu d’un contrat entre vous et nous, en particulier pour la prestation de nos services ; ou
2.1.2 le traitement est nécessaire dans la poursuite d’un « intérêt légitime », un intérêt légitime dans ce contexte signifie un intérêt valide dont nous disposons ou dont un tiers dispose dans le traitement de vos données personnelles qui ne soit pas supplanté par vos intérêts en matière de confidentialité et de sécurité des données
2.1.3 Pour certaines « catégories spéciales » de données personnelles sensibles, dont les données relatives à la santé et à l’origine ethnique que nous traitons de temps à autre, nous traiterons ces données sur la base de votre consentement.
3. Données personnelles que nous collectons
3.1 Nous pouvons collecter et traiter les données personnelles suivantes (informations qui peuvent être identifiées de manière unique avec vous) :
3.1.1 pour les personnes associées à nos clients, nous pourrions détenir des informations de contact telles que les noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses et titres de fonction et/ou rôles spécifiques au sein de votre organisation (« Contact Client ») ;
3.1.2 Pour les personnes associées à nos fournisseurs et autres tiers avec lesquels nous interagissons, nous pouvons détenir des informations de contact telles que les noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses et titres de fonction et/ou rôles spécifiques au sein de votre organisation (« Informations de contact avec une tierce partie ») ;
3.1.3 Pour les candidats, nous pouvons détenir des informations personnelles sur vous, votre historique, votre historique de travail, etc. Ces informations peuvent inclure le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail, le CV, l’historique de travail, les qualifications éducatives (« Informations sur le candidat ») ;
3.1.4 un enregistrement de toute correspondance ou communication entre vous et nous (« Information de communication ») ;
3.1.5 informations de marketing que nous pouvons détenir à votre sujet afin de fournir des informations sur nos services, telles que les noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses et titres de fonction et/ou rôles spécifiques au sein de votre organisation (« Information marketing »).
3.2 Nous collecterons des informations directement auprès de vous ou d’un tiers (par exemple votre employeur ou un introducteur). Si nous obtenons vos données personnelles par l’intermédiaire d’une tierce partie, vos droits de confidentialité en vertu de cet avis ne seront pas affectés et vous serez toujours en mesure d’exercer les droits contenus dans cet avis.
3.3 Bien que vous n’ayez pas à nous fournir d’informations personnelles dans la pratique, nous pourrions être dans l’impossibilité de vous fournir nos services sans données personnelles (par exemple nous aurons besoin des informations de contact pour communiquer avec vous). Vous pouvez nous retirer notre autorisation à traiter vos données personnelles (ou demander que nous limitions notre traitement) à tout moment, mais il y a des circonstances dans lesquelles nous pourrions avoir besoin de continuer à traiter des données personnelles (veuillez vérifier ci-dessous).
4. Comment nous traitons vos données personnelles
4.1 Veuillez consulter le tableau ci-dessous, qui décrit la manière dont nous traiterons les différents types de données personnelles que nous détenons :
|
Objet/Activité | Type de données | Base légale pour le traitement y compris la base d’intérêt légitime |
| Lorsque nous établissons un mandat ou un engagement avec un client ou un client potentiel avec lequel vous êtes associé ou concluez une entente pour fournir des services à notre client. | Renseignements sur les contacts avec les clients Information de communication | Exécution d’un contrat Nécessaire pour nos intérêts légitimes (pour établir les informations nécessaires à votre sujet afin de fournir nos services) |
| Lorsque nous recherchons, localisons et enregistrons des informations relatives aux candidats. | Informations sur le candidat | Nécessaire pour nos intérêts légitimes (afin de fournir nos services de recrutement à nos clients dans l’intérêt des clients et des candidats). |
| Lorsque nous fournissons des informations relatives aux candidats à nos clients ou clients potentiels. | Informations sur le candidat | Nécessaire pour nos intérêts légitimes (afin de fournir nos services à nos clients dans l’intérêt des clients et des candidats). |
| Lorsque nous communiquons avec vous en tant qu’individu affilié à notre client ou client potentiel afin de vous fournir nos services. | Renseignements sur les contacts avec les clients Information de communication
| Exécution d’un contrat Nécessaire pour nos intérêts légitimes (afin de fournir nos services à nos clients). |
| Lorsque nous communiquons avec vous en tant que candidat ou en tant qu’individu associé à notre candidat dans le contexte d’une fonction ou d’un type de fonction donné. | Informations sur le candidat Information de communication
| Exécution d’un contrat Nécessaire pour nos intérêts légitimes (afin de fournir nos services à nos clients dans l’intérêt des clients et des candidats). |
| Lorsque nous stockons des informations relatives aux candidats afin de proposer des candidats potentiels pour des fonctions futures. | Informations sur le candidat | Nécessaire pour nos intérêts légitimes (afin de fournir nos services à nos clients dans l’intérêt des clients et des candidats). |
| Lorsque nous concluons un accord avec vous ou une organisation avec laquelle vous êtes lié en tant que fournisseur. | Informations sur le contact avec une tierce partie Information de communication. | Exécution d’un contrat avec vous Nécessaire pour nos intérêts légitimes (afin de fournir nos services). |
| Lorsque nous communiquons avec vous en tant qu’individu affilié à notre fournisseur ou à un tiers avec lequel nous interagissons. | Informations sur le contact avec une tierce partie Information de communication
| Exécution d’un contrat avec vous Nécessaire pour nos intérêts légitimes (afin de fournir nos services à nos clients). |
| Lorsque nous communiquons avec vous en tant qu’individu affilié à notre client potentiel à propos de nos services (par exemple si vous sollicitez une assistance). | Renseignements sur les contacts avec les clients Information de communication
| Exécution d’un contrat avec vous Nécessaire pour nos intérêts légitimes (pour gérer notre entreprise et fournir nos services à nos clients) |
| Pour gérer notre relation avec vous en tant que client, fournisseur ou tiers.
| Renseignements sur les contacts avec les clients Informations sur le contact avec une tierce partie Information de communication
| Exécution d’un contrat avec vous. Nécessaire pour se conformer à une obligation légale. Nécessaire pour nos intérêts légitimes pour veiller à ce que nous maintenions de bonnes relations avec nos clients, fournisseurs et tierces parties. |
| Pour stocker vos informations de contact à des fins de marketing et pour l’envoi de matériel de marketing et d’autres communications promotionnelles pour vous. | Renseignements sur les contacts avec les clients Informations sur le candidat Information marketing
| Nécessaire pour nos intérêts légitimes dans la promotion de nos services auprès des clients d’affaires ou des clients, ou des consommateurs avec leur consentement ou parce que la personne concernée a acheté des services similaires auprès de nous. |
Pour chaque type de données énumérées ci-dessus, les définitions sont incluses dans la clause 3.1.
5.1 Rétention des données
Notre politique actuelle de conservation des données consiste à supprimer ou détruire (dans la mesure où nous sommes en mesure de le faire) les données personnelles que nous détenons à votre sujet conformément à ce qui suit :
| Catégorie de données personnelles | Durée de rétention |
| Documents pertinents pour les autorités fiscales | 8 ans à compter de la fin de l’année à laquelle se rapportent les documents |
| Les données de candidat | Au plus tard 7 ans après avoir placé un candidat à un poste donné avec notre client, ou dans le cas des entrepreneurs, 7 ans à compter de la fin de sa fonction avec notre client, ou 7 ans à compter de la dernière date à laquelle vous avez interagi avec nous. |
| Les données de candidat dans lesquelles nous avons recherché et localisé des données de candidat sans interaction directe | 1 an à compter de la date de collecte des données |
| Données personnelles traitées dans le cadre d’un contrat entre vous et nous | 7 ans à compter de la date de la fin du contrat ou de la date à laquelle vous avez utilisé nos services pour la dernière fois, soit le délai écoulé depuis la rupture d’un contrat qui vous accordait le droit de présenter une réclamation légale. |
| Les données personnelles conservées sur des archives de marketing ou de développement commercial | 3 ans après la dernière date à laquelle vous avez interagi avec nous. |
5.2 Pour toute catégorie de données personnelles non spécifiquement définie dans cet avis, et sauf disposition contraire de la loi applicable, la période de conservation requise pour toute donnée personnelle sera réputée être de 7 ans à compter de la date de réception de ces données.
5.3 Les délais de conservation indiqués dans cet avis peuvent être prolongés ou raccourcis au besoin (par exemple, dans le cas où des poursuites judiciaires seraient appliquées aux données ou s’il y a une enquête en cours relative aux données).
5.4 Nous examinons régulièrement les données personnelles (et les catégories de données personnelles) que nous détenons afin de nous assurer que les données que nous détenons sont toujours pertinentes pour notre activité et exactes. Si nous découvrons que certaines données que nous détenons ne sont plus nécessaires ou exactes, nous prendrons des mesures raisonnables pour corriger ou supprimer ces données si nécessaire.
5.5 Si vous souhaitez demander que les données que nous détenons à votre sujet soient modifiées ou supprimées, veuillez vous référer à l’article 8 ci-dessous, qui explique vos droits en matière de confidentialité.
6. Partage de vos informations
6.1 Nous ne divulguons aucune information que vous fournissez à des tiers autrement que comme suit :
6.1.1 Nous divulguerons les Données du candidat à nos clients ou clients potentiels et nos clients deviendront les contrôleurs de données pour les données du candidat ;
6.1.2 Nous pouvons divulguer des informations à nos sociétés du groupe ;
6.1.3 si nous sommes dans l’obligation de divulguer ou de partager vos données personnelles afin de nous conformer à toute obligation légale (par exemple, si cela est requis par une décision judiciaire ou à des fins de prévention de fraude ou d’autres délits) ;
6.1.4 afin de faire respecter les termes et conditions ou accords pour nos services qui pourraient s’appliquer ;
6.1.5 si nous sous-traitons des services à un tiers, nous pouvons fournir des informations à ce tiers afin de fournir les services appropriés ;
6.1.6 nous pouvons transférer vos informations personnelles à un tiers dans le cadre de la vente d’une partie ou de la totalité de nos activités et de nos actifs à un tiers ou dans le cadre d’une restructuration ou d’une réorganisation d’entreprise, mais nous prendrons des mesures afin de garantir la protection de vos droits ;
6.1.7 pour protéger nos droits, propriété et sécurité, ou les droits, la propriété et la sécurité de nos utilisateurs ou d’autres tiers. Cela comprend l’échange d’informations avec d’autres sociétés et organisations à des fins de protection contre la fraude et de réduction du risque de crédit.
6.2 À l’exception de ce qui est indiqué ci-dessus, nous ne divulguerons aucune de vos informations personnelles à moins que vous nous en donniez la permission. Si nous fournissons vos informations personnelles à un tiers, nous prendrons des mesures pour garantir que vos droits de confidentialité seront protégés et que les tiers respecteront les termes de cet avis.
7. Sécurité
7.1 Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour nous assurer que des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre afin de protéger les informations que nous collectons auprès de vous et de vous protéger contre un accès illégal et des pertes ou dommages accidentels. Ces mesures peuvent inclure (si nécessaire) :
7.1.1 protéger nos serveurs avec des pare-feu logiciels ;
7.1.2 localiser nos installations de stockage de traitement de données dans des emplacements sécurisés ;
7.1.3 crypter toutes les données stockées sur notre serveur avec une méthode de cryptage standard qui crypte les données entre votre ordinateur et notre serveur afin que, dans le cas d’un réseau non sécurisé, aucune donnée ne soit transmise dans un format facilement déchiffrable ;
7.1.4 lorsque cela est nécessaire, éliminer ou supprimer vos données de façon à ce qu’elles soient sécurisées ;
7.1.5 sauvegarder régulièrement toutes les données que nous détenons.
7.2 Nous veillerons à ce que nos employés soient conscients de leurs obligations en matière de confidentialité et de sécurité des données. Nous prendrons des mesures raisonnables pour nous assurer que les employés des tiers travaillant pour notre compte soient conscients de leurs obligations en matière de confidentialité et de sécurité des données.
7.3 Cette notification et nos procédures de traitement des données personnelles seront revues si nécessaire.
7.4 Malheureusement, la transmission d’informations via Internet n’est pas totalement sécurisée. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons garantir la sécurité de vos données transmises au Site ; Toute transmission se fait à vos risques et périls. Une fois que nous aurons reçu vos informations, nous utiliserons les procédures strictes et les fonctions de sécurité mentionnées dans cette clause pour tenter d’empêcher tout accès non autorisé.
8. Vos droits de confidentialité
8.1 Le RGPD vous confère les droits suivants en ce qui concerne les données personnelles que nous détenons à votre sujet :
| Le droit d’être informé | Vous avez le droit de connaître nos activités de protection des données personnelles et de traitement des données, dont les détails figurent dans cet avis. |
| Le droit d’accès | Vous pouvez effectuer ce que l’on appelle une demande d’accès à un sujet (« SAR ») pour demander des informations sur les données personnelles que nous détenons à votre sujet (gratuitement, sauf les frais raisonnables pour les demandes répétées). Si vous souhaitez faire une SAR, veuillez nous contacter comme décrit ci-dessous. |
| Le droit à la correction | Veuillez nous informer si les informations que nous détenons à votre sujet sont incomplètes ou inexactes et nous mettrons à jour nos dossiers dès que possible, mais dans tous les cas dans un délai d’un mois. Nous prendrons des mesures raisonnables pour communiquer le changement aux tierces parties à qui nous aurons transmis la même information. |
| Droit à l’effacement (le « droit à l’oubli ») | Veuillez nous informer si vous ne souhaitez plus que nous conservions des données personnelles vous concernant (bien qu’en pratique, il ne soit pas possible de fournir nos services sans conserver vos données personnelles et nous pourrions avoir besoin de conserver vos données dans certaines circonstances). À moins que nous ayons des motifs raisonnables de refuser l’effacement à la réception d’une telle demande, nous supprimerons en toute sécurité les données personnelles en question dans un délai d’un mois. Les données peuvent continuer à exister dans certaines sauvegardes, mais nous prendrons des mesures pour nous assurer qu’elles ne seront pas accessibles. Nous communiquerons l’effacement à des tiers à qui nous aurons transmis la même information. |
| Le droit de restreindre le traitement | Vous pouvez demander que nous ne traitions plus vos données personnelles de certaines manières, sans nous demander de supprimer les mêmes données. Cependant, encore une fois, certains de nos services ne seront pas disponibles si le traitement est restreint. |
| Le droit à la portabilité des données | Vous avez le droit de recevoir des copies de données personnelles que nous détenons à votre sujet dans un format couramment utilisé et facilement stockable (veuillez nous faire savoir le format qui vous convient). Vous pouvez également nous demander de transférer vos données personnelles directement à un tiers (si cela est techniquement possible). |
| Le droit à l’objection | À moins que nous ayons des raisons légitimes justifiant un tel traitement, vous pourrez vous opposer à nous en utilisant vos données personnelles à des fins de marketing direct (y compris le profilage) ou à des fins de recherche ou de statistiques. Veuillez nous notifier votre objection et nous nous ferons un plaisir de cesser ce traitement. |
| Droits relatifs à la prise de décision automatisée et au profilage | Vous avez le droit de ne pas être soumis à la prise de décision automatisée (y compris le profilage) lorsque ces décisions ont un effet juridique (ou un effet similaire important) sur vous. Vous n’aurez pas droit à ce droit lorsque le traitement automatisé sera nécessaire pour que nous puissions exécuter nos obligations en vertu d’un contrat avec vous, lorsque cela est autorisé par la loi, ou lorsque vous aurez donné votre consentement explicite. |
| Droit de rétraction du consentement | Si nous nous basons sur votre consentement comme base sur laquelle nous traitons vos données personnelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Même si vous n’avez pas expressément donné votre consentement à notre traitement, vous avez également le droit de vous opposer (voir ci-dessus). |
8.2 Tous les SAR et autres demandes ou notifications concernant vos droits ci-dessus doivent nous être envoyés par écrit à Harnham Search and Selection Limited, 3 rd Floor, Melbury House, 51 Wimbledon Hill Road, Wimbledon SW19 7QW, dataprotection@harnham.com
8.3 Nous nous efforcerons de répondre à ces demandes dans les plus brefs délais, mais dans tous les cas, nous nous y conformerons dans un délai d’un mois à compter de leur réception (à moins qu’un délai plus long pour répondre s’avère raisonnable en raison de la complexité ou du nombre de vos demandes).
9. Infractions aux données
9.1 Si les données personnelles que nous détenons à votre sujet font l’objet d’une violation ou d’une divulgation ou d’un accès non autorisé, nous en informerons le bureau du Commissaire à l’information (ICO) et/ou notre responsable de la protection des données.
9.2 Si une violation est susceptible d’entraîner un risque pour vos droits et libertés, nous vous en informerons dès que possible.
10. Transférer vos informations en dehors de l’Europe
10.1 Dans le cadre des services fournis à nos clients, les informations que vous nous fournissez peuvent être transférées, traitées et stockées dans des pays ou des organisations internationales en dehors de l’EEE.
10.2 Notre client peut être basé hors de l’EEE et nous pouvons transférer des données personnelles à notre client en dehors de l’EEE. Par exemple, nous pouvons transférer des informations sur les candidats à notre client en dehors de l’EEE lorsque cela est nécessaire pour exécuter un contrat entre nous et le client et cela sera dans l’intérêt du candidat.
10.3 Les données peuvent être traitées par nos sociétés du groupe situées en dehors de l’EEE, mais nous veillerons à ce que toutes les données accessibles par nos sociétés du groupe soient soumises à un accord de transfert de données ou à des règles d’entreprise contraignantes.
10.4 Si vous nous contactez pendant que vous êtes en dehors de l’EEE, vos informations pourront être transférées en dehors de l’EEE afin de communiquer avec vous.
10.5 Si nous transférons vos informations en dehors de l’EEE autrement que conformément à la présente clause et si le pays tiers ou l’organisation internationale en question n’a pas été considéré par la Commission européenne comme disposant de lois adéquates sur la protection des données, nous fournirons des garanties appropriées et nous serons tenus de veiller à ce que vos droits à la protection de la vie privée continuent d’être protégés comme indiqué dans cet avis.
11. Notification des modifications aux contenus de cet avis
Nous afficherons les détails de toute modification apportée à notre politique sur www.harnham.com pour vous assurer que vous êtes toujours au courant des informations que nous collectons, de la façon dont nous les utilisons et dans quelles circonstances, le cas échéant, nous les partageons avec d’autres parties.
12. Nous contacter
Si, à tout moment, vous souhaitez nous contacter pour nous faire part de vos opinions sur nos pratiques de confidentialité, ou pour toute réclamation ou réclamation relative à vos informations personnelles ou à leur traitement, vous pouvez le faire via l’adresse suivante : Harnham Search and Selection Limited, 3rd Floor, Melbury House, 51 Wimbledon Hill Road, Wimbledon SW19 7QW, dataprotection@harnham.com
Si nous ne sommes pas en mesure de résoudre les problèmes que vous pourriez rencontrer ou si vous souhaitez déposer une autre plainte, vous pouvez contacter le Commissariat à l’information en visitant http://www.ico.org.uk/ pour obtenir de l’aide.
